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Prozesse in der Produktentwicklung und Fertigung sind häufig sehr komplex und erfordern die korrekte Verarbeitung einer Unmenge von Informationen. Gleichzeitig sind die Qualitätsanforderungen an sie extrem hoch, weil schon kleine Abweichungen oder Fehler immense Folgekosten verursachen können. Die Qualität und Effizienz der Prozesse hängt nicht zuletzt davon ab, wie gut die Informationen in den Prozesskontext eingebunden und genutzt werden.

In der Auftragsfertigung

Projektakten, Anlagenakten und Maschinenakten unterstützen den gesamten Lebenszyklus eines Produkts. Insbesondere in der Produktentwicklung und -konfiguration fallen eine Vielzahl von Informationen an, die später, während der Produktnutzungsphase, anderen Stellen im Unternehmen (z. B. für die Montage oder die Wartung) zur Verfügung stehen müssen. Während der Fokus der Kundenauftrags- und der Projektakte auf Informationen zur Produktentstehung liegt – z. B. Spezifikationen, Machbarkeitsstudien, Testergebnisse und Prüfprotokolle, technische Zeichnungen, Materialstämme und Stücklisten –, ist in der Maschinenakte das Wissen über das tatsächliche Endprodukt versammelt. Dazu gehören nicht nur der Auslieferungsstand und Informationen für den Vertrieb, sondern auch die Dokumentation von Veränderungen, die im Rahmen von Wartungs- und Reparaturarbeiten vorgenommen werden.

In der Serienfertigung

Bei den xft-Lösungen für die Serienfertigung stehen drei besonders kritische Prozesse im Fokus: das Management von Entwicklungsprojekten, das Änderungsmanagement und die Bemusterung. Alle zeichnet ein extrem hoher Qualitätsanspruch auf der einen Seite sowie eine oft unübersichtliche Dokumenten- und Informationsflut auf der anderen Seite aus. Die xft-Lösungen führen alle benötigten Informationen dort zusammen, wo sie benötigt werden, sie stoßen Prozessschritte an, wenn alle vorherigen Schritte ausgeführt und alle Voraussetzungen erfüllt sind, und sie sorgen dafür, dass alle notwendigen Tests und Qualitätsvorgaben eingehalten werden. Über die Integration von Web-Ansichten und Austauschplattformen wie SAP cFolders wird auch die Zusammenarbeit mit Prozessbeteiligten außerhalb des eigenen SAP-Systems (wie z. B. Lieferanten), unproblematisch möglich.

Im GxP-Umfeld

Für regulierte Industrien sind xft-Lösungen besonders vorteihaft. Durch die umfassende Protokollierung werden alle Anforderungen an Auditsicherheit und Compliance erfüllt. Fein abgestimmte Freigabe- und Kontrollprozesse stellen größtmögliche Prozesssicherheit her. Und mit dem xft sop manager steht bereits eine Standardlösung für die Verwaltung und das Versionsmanagement von Arbeitsanweisungen bereit.

Anwendungsbeispiele

Bemusterungsmanagement

Bei der Bemusterung von Serienteilen bietet die digitale Akte nach den Vorgaben von VDA2 und QS9000 bzw. ISO 16949 PPF erhöhte Prozesssicherheit. Auf Grundlage gestempelter CAD-Daten wird automatisch ein Prüfplan erstellt; vordefinierte Prozesse sorgen für die korrekte Abwicklung von Erst- und Nachbemusterungen, Prüfloserstellung und die Erstmuster-Abwicklung mit Q-Info-Sätzen. Über SAP Interactive Forms by Adobe und SAP cFolders lassen sich Daten mit Lieferanten über Systemgrenzen hinweg austauschen. Die integrierte Vorlagenverwaltung ermöglicht, Prüfberichte und Dokumentationen konsistent zu erstellen und automatisch mit den entsprechenden Daten zu befüllen. Nach Abschluss aller Prüf- und Freigabeprozesse steht in der Akte der gesamte Bemusterungsbericht zentral zur Verfügung.

Änderungsmanagement

Wie alle Lösungen von xft verbindet auch das Änderungsmanagement ein umfassendes Dokumentenmanagement mit einer aktiven, transparenten und effizienten Prozesssteuerung. Es wird mit Hilfe der Basiskomponenten der xft add-on suite modelliert, entsprechend der im Unternehmen bereits etablierten Prozesse. Dabei lassen sich unterschiedliche Abläufe ausprägen, je nach Art des Änderungsantrags. Mit dem Prozessschema wird der Standard für den Änderungsprozess definiert; das System sorgt in der Folge dafür, dass dieser Standard auch erfüllt wird. Gleichzeitig bietet es genügend Flexibilität, um auch dem jeweiligen Einzelfall gerecht zu werden: Wenn im laufenden Prozess zusätzliche Personen einbezogen werden sollen, lässt sich das Prozessschema ad hoc um zusätzliche Aufgaben oder Abstimmungswege erweitern.

Maschinenakte

In der Auftragsfertigung sorgt die Maschinenakte für einen transparenten Überblick über die innerhalb des Lebenszyklus einer Maschine anfallenden Dokumente und Prozesse. Mit ihrer Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit hilft sie, dass auch bei komplexen Projekten und Prozessen nie der Überblick verloren geht – und auch kein Know-how, das möglicherweise in der Wartung oder Weiterentwicklung gebraucht wird.

Master Data Management

Mit einer prozessorientierten Aktenlösung zum Thema Master Data Management wurde mit überschaubarem Aufwand der Kaufteilanlageprozess derart unterstützt, dass die Qualität und der Informationsfluss erheblich verbessert sowie die Mehrfachanlage von Kaufteilen und Materialien deutlich reduziert wurde. Die hierbei getätigte Investition des Kunden hat sich bereits nach wenigen Monaten amortisiert. Dieser Lösungsansatz lässt sich natürlich auf Grund des generischen Ansatzes der xft add-on suite auch auf andere Stammdaten im SAP-Umfeld wie bspw. Lieferanten, Kunden, Equipments usw. übertragen und somit die Qualität des Datenhaushaltes deutlich verbessern.

In der zentralen Materialakte laufen alle Informationen zusammen – von den MDM-Stammdaten über Materialbeschreibungen von Lieferanten bis hin zu Änderungsprotokollen. Damit lassen sich auch heterogene Materialstämme in unterschiedlichen Werken oder verschiedener Zulieferer transparent verwalten.

Verwaltung von Standard Operating Procedures (SOPs)

Arbeitsanweisungen und SOPs unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung, weshalb es oft schwierig ist sicherzustellen, dass die tatsächlich aktuelle und genehmigte Version zum Einsatz kommt. Mit dem xft sop manager lassen sich Fristen und Gültigkeiten von SOPs überwachen, Änderungen nachverfolgen und Freigabeumläufe transparent verwalten. Dem Benutzer stehen umfangreiche Recherchemöglichkeiten zur Verfügung; ihm werden dann – je nach Berechtigung und Aufgabenbereich – nur die jeweils gültigen SOPs angezeigt.

 

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