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Die Vorteile einer digitalen Personalakte liegen auf der Hand: die Daten sind zentral gespeichert, können revisionssicher archiviert werden, lassen sich nach Stichwörtern durchsuchen und brauchen viel weniger Platz als herkömmliche Aktenordner. Eine in SAP integrierte Aktenlösung kann jedoch noch mehr.

Integration in SAP HCM

Jede Personalabteilung einer Firma, die mehr als einen Standort hat, kennt das Problem: die Unterlagen zu einem Mitarbeiter sind nicht an einer Stelle, parallel zur eigentlichen Akte werden Schattenakten geführt, und immer wieder sind Informationen nicht dort zu finden, wo man sie gerade vermutet. Wenn dann ein Mitarbeiter von einer Tochterfirma zu einer anderen wechselt oder ein Unternehmensteil verkauft wird, ist das Chaos perfekt.

Die Lösung ist: Digitalisierung aller papiergebundenen Informationen und Zusammenführung in einer zentralen IT-Anwendung. Doch mit einem einfachen Dokumentenmanagementsystem schafft man nur allzu oft wieder eine Insellösung, die zwar einige Probleme löst, aber ansonsten wenig Unterstützung für moderne HR-Prozesse bietet. Besser ist es deshalb, die digitale Personalakte direkt ins das zentrale ERP- bzw. HCM-System zu integrieren.

Zentraler Zugriff auf Informationen

Ein grundlegender Vorteil der integrierten Personalakte liegt in der zentralen Datenhaltung: Alle Personalstammdaten werden direkt in SAP HCM verwaltet und von dort aus in die Akte eingeblendet. Inkonsistenzen und doppelter Aufwand für die Datenpflege gehören damit der Vergangenheit an. Außerdem lässt sich das SAP-Berechtigungskonzept für die Zugriffssteuerung auf Daten und Dokumente in der Personalakte nutzen. Zudem werden sämtliche in SAP verfügbaren Employee- und Management-Self-Services (ESS und MSS) unterstützt, über die z.B. Mitarbeiter Unterlagen einreichen und Daten aktualisieren können. Dadurch ist die Personalabteilung weniger mit administrativen Aufgaben beschäftigt und kann stärker operativ und strategisch wirken.

Personalprozessmanagement

Das volle Potenzial einer in SAP integrierten Personalaktenlösung zeigt sich jedoch erst, wenn man von der Akte weg auf die personalwirtschaftlichen Prozesse schaut. Dank der integrierten Aufgaben- und Workflow-Verwaltung von xft personnel file wird die Personalakte von der statischen Informationsablage zur Drehscheibe des Personalmanagements. xft personnel file führt Personaldaten aus SAP HCM, Personalakten und Personalprozesse zusammen. Damit hebt sie nicht nur die klassischen Medienbrüche zwischen Dokumenten und digitalen Informationen auf, sondern auch die zwischen der Personalakte und anderen Unternehmensanwendungen. Die dadurch entstehenden Vorteile hinsichtlich Effizienz, Transparenz und Compliance kann ein externes Personalaktensystem nur schwer erreichen.

 

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