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Mit dem xft confirmation manager erzielen Sie mehr Effizienz, Zuverlässigkeit und Transparenz bei der Verarbeitung von Bestellbestätigungen in SAP und sichern dadurch langfristig Ihre Unternehmensziele. Engpässe im Wareneingang oder in der Produktion gehören mit dem xft confirmation manager ebenso der Vergangenheit an wie ineffiziente Klärungsworkflows zur Prüfung und Freigabe von Bestellbestätigungen.

Dateneingang

Bestellbestätigungen können den xft confirmation manager auf unterschiedlichen Wegen erreichen: als elektronische Bestellbestätigung im IDoc-, XML-, oder PDF-Format, per Scan-/OCR-Client oder auch durch manuelle Eingabe der Bestelldaten. Dabei gleicht der xft confirmation manager die erfassten Daten automatisch mit bereits vorhandenen SAP-Daten ab (Bestelldaten, Lieferantenstammdaten etc.) und ergänzt sie gegebenenfalls. So wird z. B. überprüft, ob Preise und Mengen der Bestellbestätigung passen, ob bereits Wareneingänge oder Buchungen vorliegen und vieles mehr. Die Daten sind dabei sofort im SAP-System verfügbar; gleichzeitig wird der Original-Scan der Bestellbestätigung verlustsicher im SAP-Archiv abgelegt.

Monitor für Bestellbestätigungen

Im zentralen Bestellbestätigungsmonitor werden alle eingegangenen Bestellbestätigungen aufgelistet. Die Übersicht zeigt neben den SAP-Bestelldaten Liefer- und Bearbeitungstermine; Statusampeln warnen vor ablaufenden Fristen. Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten erlauben es, eigene Ansichten zu definieren, die z. B. den Arbeitsvorrat des jeweiligen Benutzers anzeigen. Mit einem Klick lassen sich die vollständigen Bestellbestätigungsdaten anzeigen, der Original-Scan sowie alle laufenden Prozesse zur Bestellung. Alle notwendigen Funktionen sind dabei über die Menüleiste und Kontextmenüs direkt erreichbar.

Verarbeitung von Bestellbestätigungen

Bestellbestätigungen, die keine Abweichung zur Bestellung aufweisen, können automatisch bestätigt werden; für alle anderen Bestellbestätigungen startet das System die notwendigen Prüf- und Genehmigungsworkflows. Dafür werden systemseitig Standard-Workflows zur Verfügung gestellt, die der Bearbeiter um weitere Prüfschritte oder eigene Laufwege ergänzen kann. Für jede Situation und jeden Anwender gibt es dabei die passende Oberfläche - SAP GUI, WebDynpro oder SAP Fiori Launchpad. Per E-Mail Benachrichtigung können SAP-Benutzer so auch ort-und zeitunabhängig eingebunden und z.B. mit mobilen Geräten direkt zum jeweiligen Vorgang oder Aufgabe geleitet werden. Nach der Genehmigung verbleibt das PDF der Bestellbestätigung ebenso wie ein detailliertes Workflow-Protokoll im System verfügbar. Damit ist nicht nur die Bestellung selbst, sondern auch der Genehmigungsprozess inkl. aller Tätigkeiten, Entscheidungen und Notizen im Nachhinein in allen Einzelheiten nachvollziehbar.

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