Die digitale Personalakte mit xft personnel file

Alles an einem Platz

• zentraler, standortunabhängiger Zugriff
• integriert sich vollständig in das bestehende SAP-HCM-System
• arbeitet auf original SAP-Datenbestand, dadurch stets aktuell, auch ohne Datensynchronisierung und -replikation
• alle wesentlichen SAP-Transaktionen direkt aus der Personalakte erreichbar

Jeder sieht nur, was er sehen darf

• verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen definierbar (HR-Sachbearbeiter und Gelegenheitsbenutzer)
• Sicht für HR-Sachbearbeiter wird über HCM-Berechtigungen gesteuert (Infotypen, strukturelle Berechtigungen)
• Sicht für Gelegenheitsbenutzer wird über SAP-Benutzerrollen gesteuert
• berechtigungs- bzw. rollenabhängiger Zugriff auf Akten, Aktenregister/-ordner, Dokumente und verfügbare Funktionen
• zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem Zugriff möglich (Ausleihprozess)
• fortlaufende Protokollierung aller Aktenzugriffe und -aktionen (konfigurierbar)

Zugriff überall, jederzeit

• Personalakte direkt aus SAP HCM erreichbar
• Integration mit dem SAP-Portal und Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)
• Web-Akte für Browserzugriff per Link(z. B. Intranet, E-Mail)

Höchster Bedienkomfort

• übersichtliche, strukturierte Dokumentenablage

• einfache Navigation per Dokumentenvorschau

• Funktionsleiste für Aktenfunktionen

• Kontextmenüs für Funktionen auf Aktenordner und Dokumente

• Notizfunktion für fortlaufende Akten- und Dokumentennotizen

• Lesezeichenfunktion

• Integration von MS Office, MS Outlook, Lotus Notes, Desktop und Filesystem (mit xft document connector)

• einfaches Einstellen von Dokumenten aus MS Outlookund dem Filesystem per Drag&Drop

HR-Vorgangssteuerung mit xft personnel file

Alles im Griff

• Wiedervorlage von Akten und Dokumenten

• vordefinierte Genehmigungs- und Freigabeszenarien für Aktenausleihe, Löschen und Umhängen von Dokumenten (u. a. mit Vier-Augen-Prinzip)

• Checklisten und Standardworkflows für eigene HR-Prozesse konfigurierbar

• Ad-hoc-Workflows für individuelle, situative Prozesse (z. B. Freigabeumläufe)

• automatisches Starten von Workflows unter vordefinierten Bedingungen

Alles im Blick

• Zugriff auf Workflows aus der Akte möglich

• Zustellung von Aufgaben per SAP-Workflow und E-Mail

• Terminüberwachung und Statusanzeige für alle Aufgaben/Workitems

• finale Dokumente werden automatisch in die Personalakte eingestellt; Arbeitsversionen über Workflow bzw. Checklisteerreichbar

Auf der sicheren Seite

• vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Ergebnissen

• automatische Überwachung des Aktenbestands

• automatisches Starten von Prozessen zur Löschung temporärer Dokumente (z. B. Abmahnungen)

• laufende und abgeschlossene Workflows vollständig protokolliert und nachvollziehbar

• hohe Prozesssicherheit und Compliance