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Der xft Zeugnismanager ist ein weiteres Tool der xft add-on suite zur ganzheitlichen Optimierung von HR-Prozessen. Mit dem xft Zeugnismanager gehören langwierige und intransparente Prozesse zur Erstellung und Verwaltung von Arbeitszeugnissen der Vergangenheit an. Die integrierte Erstellung von Arbeitszeugnissen in SAP ERP HCM wird durch die vertraute Arbeitsumgebung in Microsoft Word abgerundet.

Die Herausforderung

In der Berufspraxis birgt das Erstellen von Arbeitszeugnissen zahlreiche Risiken. Der Regelfall sieht eine Beurteilung des Mitarbeiters durch seine Führungskraft vor. Diese verfügen jedoch in den seltensten Fällen über das Wissen für korrekte Formulierungen. Dieses Wissen ist in den Personalabteilung vorhanden, die jedoch nicht berechtigt ist, den Mitarbeiter fachlich zu beurteilen. Bei der Optimierung dieser Prozesse gilt zusätzlich ein weiterer Punkt zu beachten: die beteiligten Personen möchten unter Umständen von beliebigen Endgeräten an dem Prozess teilnehmen können. Der xft Zeugnismanager erfüllt genau diese Anforderungen im Standard, da für jeden Benutzer die passende Oberfläche vorhanden ist - SAP GUI oder mobil und ortsunabhängig per SAP Fiori Launchpad. Mit dem xft-Zeugnismanager gehören diese Problemstellungen nun der Vergangenheit an. Da der komplette Funktionsumfang bereits im Standard enthalten ist, ist eine effiziente Einführung mit kurzen Implementierungszeiten garantiert. Dabei bleibt das Tool bei voller Anpassbarkeit an kundenindividuelle Anforderungen schlank und flexibel.

Automatisierter Zeugnisprozess

Der xft-Zeugnismanager bildet den gesamten Zeugniserstellungsprozess ab - von der Antragsstellung durch den Mitarbeiter über die Bewertung durch die Führungskraft bis hin zur Erstellung und ggf. Korrektur des Zeugnisses durch die Personalabteilung sowie automatischen Ablage des Zeugnisses in die digitale Personalakte. Nach Start des Beurteilungsprozesses erhält die zuständige Führungskraft eine Benachrichtigung mit der Aufforderung zur Beurteilung des Mitarbeiters oder bekommt einen neuen Eintrag im SAP Fiori Launchpad und startet von dort aus die Beurteilung. Eine intuitive Bewertungsmatrix nach Notensystem mit Bewertungskriterien nach Leistungen und sozialem Verhalten sowie die Möglichkeit zur Auswahl alternativer Standardformulierungen runden die Benutzerfreundlichkeit zusätzlich ab. Die Anpassung an kundenindividuelle, CI-konforme Vorgaben wie beispielsweise eigene Textbausteine ist dabei zu jedem Zeitpunkt problemlos möglich. Ist die Bewertung durch die Führungskraft abgeschlossen, erhält der zuständige Personalsachbearbeiter per SAP Business Workplace und bei Bedarf per E-Mail eine Benachrichtigung. Er kann bei Bedarf korrigierend eingreifen und das Zeugnis per Knopfdruck freigeben. Abschließend folgen noch der Ausdruck für den Mitarbeiter und die automatisierte Ablage in die digitale Personalakte.

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