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Ab sofort steht das neue Release 4.60 der xft add-on suite bereit. Neben Produktneuheiten, die zum Teil in Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden sind, wurden auch die Bestandsprodukte und Basiskomponenten mit neuen Funktionen versorgt.

Ausführliche Release-Notes stehen im xft-Serviceportal unter service.xft.com zum Download bereit (Registrierung/Benutzerkennung erforderlich).

Die Neuerungen von Release 4.60 im Überblick:

SAP-Basis zum neuen Release

  • SAP Basis 7.40, SP-Level 0010

Allgemeines

  • Neue Basiskomponente: xft Merkmal - Regelbasierte Entscheidungsermittlung
  • Neue Basiskomponente: xft upload manager - Asynchrone Dokumentenablage für Anwender
  • Neue Basiskomponente: Wer macht was – Bearbeiterfindung beispielweise basierend auf der Kostenstelle, Buchungskreis und/oder Betrag
  • xft outlook connector: Such-Funktion (Inhalt, Betreff, Vorname, Nachname, Absenderadresse)

Produktneuheiten

xft Zeugnismanager

  • Nahezu voll automatische Generierung von Zeugnissen auf Basis der im SAP System hinterlegten Daten in Microsoft Word
  • Nutzung von Daten des Personalstamms aus dem SAP System
  • Tätigkeiten aus dem SAP System ermittelbar, manuelle Ergänzungen möglich
  • Unterstützt alle im Prozess beteiligten Anwender von der Beantragung über die Erstellung und Freigabe bis zur Ablage
  • Spezielle Oberflächen für HR Abteilung, Manager Self-Service (MSS) und Employee Self-Service (ESS)
  • Auswahl alternativer Texte zu einer Tätigkeitsbewertung möglich
  • Überblick zu erstellender und erstellter Zeugnisse für Management inklusive graphischer Anzeige des Bearbeitungsgrads
  • Durchgängige Protokollierung der durchgeführten Aktivitäten und erfassten Daten
  • Detaillierte Produktinformationen finden Sie hier.

xft sales manager

  • Kunden-/Auftragsaktenlösung
  • Einsatz von Akten (Kunden-, Vertriebsvorgangs- und Verkaufsbelegakten) zur Unterstützung der Vertriebsprozesse
  • Geführte Erstellung von Aktentemplates
  • Navigation zwischen den Akten
  • Integration von SAP Verkaufsbelegen
  • Synchronisierung von Anlagen zu Verkaufsbelegen
  • Grafische Darstellung der Vertriebsprozessschritte
  • Detaillierte Produktinformationen finden Sie hier.

xft confirmation manager

  • Monitoring von eingegangenen Bestellbestätigungen
  • Überprüfung der bestätigen Menge, des Betrags und des Lieferdatums
  • Workflow bei Abweichungen der überprüften Werte
  • Automatisierte Übernahme der Daten aus der Bestellbestätigung in die Bestellung
  • Detaillierte Produktinformationen finden Sie hier.

xft compliance cycle

  • Zentrale Administration
  • Auswertung nach Cycle Attributen oder Bearbeitern
  • Anzeigen/Änderung von Umläufen
  • Absprung in den Kontext des Cycles: Business Objekt, Akte, Formular, etc.
  • Austausch von Bearbeitern (Massenfunktion)
  • Automatisches Freigeben von reservierten Workitems als Option

xft queue manager

  • Archivierungskonzept für Queueeinträge (ADK)
  • Dokumentberechtigung

xft task manager

  • Integration des xft upload managers
  • Berücksichtigung des hinterlegten Fabrikkalenders aus dem Aktentemplate bei Terminen
  • Anzeigen der Aktennotiz im Aktenkopf
  • Archivierungskonzept für Akten (ADK)
  • Service Provider URL
  • Service Provider Transaktion

xft personnel file

  • Renteneintritt als Basisdatum in der Administration der Aufbewahrungsfristen
  • Kennzeichen im Aktenheader „Akte ist aktuell entliehen"
  • ist in den allgemeinen Einstellungen integriert
  • Ikonencustomizing
  • Ikone kann in generellem Customizing gesetzt werden
  • wenn eine Akte nicht ausgeliehen ist, wird keine Ikone angezeigt
  • Retention Management Erweiterung für Bestandsdaten (initial)
  • Text „Erfassungsdatum“ in Dynpros und Menüs customizebar
  • Berechtigung auf Inhalte eines Dokumentes (Dokumentencontent)
  • Contentberechtigung muss explizit in allgemeinen Aktenart Einstellungen aktiviert werden
  • Contentberechtigung ist implementiert als Dokumentfunktionsberechtigung, kann also dokumentartabhängig aktiviert werden
  • Die Dokumentenfunktion ist nicht über Kontextmenü erreichbar
  • Spalte "Wirkliches Löschdatum"
  • Schnittstellen für projektspezifische Userüberprüfungen
  • Zwei entsprechende HR Funktionen eingerichtet (für Löschen, für Umhängen), die die Prüfung vornehmen nach der gleichen Prüfung wie bei dem Ausleihrollenbenutzer
  • Eigene Funktionen auch auf Ordner-Ebene
  • Und-/Oder-Logik bei dynamischen Benutzergruppen erweitert

xft document composer

  • Nutzung von Excel als Template Typ
  • Bisherige Data Provider können genutzt werden
  • Handhabung /Funktionen äquivalent zu MS Word-Vorlagen
  • Bilder in dynamischen Tabellen anzeigen
  • Bedingung für die Anzeige von Eingabedialogen
  • Freitextserienschreiben über Standard-Serienbrieftemplate
  • Verwaltung anwendungsspezifischer Sichten zur Dokumenterstellung aus dem Formular Arbeitsplatz oder der Business Objekt Integration

xft mdg material

  • Verlängerung der Materialnummer zur SAP S/4 HANA-Kompatibilität
  • Integration des xft upload managers
  • Berücksichtigung des hinterlegten Fabrikkalenders aus dem Aktentemplate bei Terminen
  • Anzeigen der Aktennotiz im Aktenkopf

xft invoice manager

  • Neuer Prozess zu Logistikrechnungen mit Bezug auf unkontierte Bestellungen, zum Beispiel ohne Sachkonto, ohne Innenauftrag, ohne Kostenstelle, ohne PSP-Element
  • Workflow zur Erfassung und Genehmigung der Kontierung von unkontierten Bestellungen ohne Bezug auf ein Kontierungsobjekt inkl. automatischer Bearbeiterermittlung
  • Bearbeiterermittlung in Abhängigkeit von Kontierungsobjekten wie bspw. Sachkonto und Betrag
  • Erkennung von Preisabweichungen nach unten mit möglicher Workflow-Unterstützung
  • Massenfunktion im Rechnungseingangsmonitor zum Abbrechen von Cycle-Umläufen und zum Archivieren von Vorgängen
  • Neuer FI-Kontierungs- und Genehmigungsworkflow im SAP GUI mit verbesserter Bearbeiterermittlung hinsichtlich Kostenstelle, PSP-Element und Innenauftrag mit Zuordnung der Bearbeiter auf Positionsebene
  • Fiori: Anzeigen und Ändern von komplexen Datenstrukturen in Cycle-Umläufen

xft contract manager

  • Bereitstellung von unterschiedlichen Textvorlagen in Abhängigkeit der Benachrichtigungsstufe
  • Abschalten von Benachrichtigungen bei frühzeitiger Verlängerung/Kündigung möglich
  • Pflegen von Unterkategorien zu Vertragsarten

xft ppap file

  • Verlängerung der Materialnummer zur SAP S/4 HANA-Kompatibilität
  • Erweiterungen in der Bemusterungsmaske
  • Erweiterungen in der Bemusterungsakte
  • Integration des xft upload managers
  • Berücksichtigung des hinterlegten Fabrikkalenders aus dem Aktentemplate bei Terminen
  • Anzeigen der Aktennotiz im Aktenkopf

 

»Neu: der „xft-Organizer“  
»Zentrales Cockpit zur Aktenverwaltung
»Standardfunktionen über Customizing einrichten  und konfigurierbar
-Verlauf (Anzeige der zuletzt bearbeiteten Akten)
-Favoriten (Persönliche Verwaltung von Favoriten)
-Object Navigator (Akten suchen und anlegen, Einbinden von GRP-Suchen, Transaktionen und Service-Provider-Instanzen)
-File-System-Integration
-Mail-System-Integration
-Persönliche Zwischenablage - Verlauf (Anzeige der zuletzt bearbeiteten Akten)
-Registrierung eigener Controls
»xft Basis
»Outlook Control
-Über Customizing kann eine Ablage von archivierten Mails unterbunden werden. Die Mails werden im Control noch angezeigt, jedoch ist kein Drag & Drop in die Akte mehr möglich
-Nach der Ablage von Mails über das Control können diese Mails automatisch in einen definierten Ordner verschoben werden
»PDF-Services
-Es stehen nun Standardanschlüsse für SEAL und webpdf/SoftVision, zur Konvertierung und zum Mergen von PDF-Dateien, zur Verfügung
»xft queue manager
»neue Spalten
-Anzahl der Ausführungen eines Prozesses
-Nettodauer des Prozesses in Sekunden
-System-Meldung für schwerwiegende Ausnahmen
»xft compliance cycle
-Umläufe können für beliebige Anwendungsobjekte gestartet werden, denen ein Business-Objekt zu Grunde liegt
-Customizing zur Definition von Cycle-Gründen
-Anzeige, wer der momentane Bearbeiter ist und wer mögliche Bearbeiter sein können
-Definierte Bearbeiter-Templates sind nun überschreibbar
-Textpflege über das Customizing möglich
»Arbeitsanweisung erscheint im Ausführungsdialog
»Mailtext (Versand beim Starten des Workitems)
»xft task manager  »1
»xft super document (TOP 1 aus Arbeitskreis)
-xft-eigener Dokumenten-Service-Provider mit Versionsverwaltung
-Dokumentbearbeitung über die lokale Clientanwendung
-Bearbeitung für aller Dateitypen möglich, die eine Anwendung auf dem Client haben
-Versionsverwaltungsaktivitäten durch Customizing konfigurierbar
»xft task manager  »2
»xft template manager
-spezifische Ausprägung von xft-Anwendungen
-spezifische Konfigurationen von Aktivitäten, Spalten, Prozessen und Möglichen Unteraufgaben können ausgeliefert werden
-Folgende Anwendungen liefern zum Release 4.10 eine anwendungsspezifische Ausprägung:
»xft contract manager
»xft sop manager
»xft ppap file
»xft contract manager
»Weiteres Erweiterungscontrol im CM-Organizer
»Ausprägung eines anwendungsspezifischen Templates
-spezifische Konfigurationen von Aktivitäten, Spalten, Prozessen und Möglichen Unteraufgaben können ausgeliefert werden
(Siehe Abschnitt xft
task manager, Punkt xft template manager)
»xft invoice manager
-Verarbeitung der ZUGFeRD-Formats möglich
-Workflowunterstützter Rückbelastungsprozess inkl. Dokumentenerstellung mit Smartform oder über den xft document composer
-Vorbelegung der Rückbelastungsdaten bei der Buchungstranskation MIRO
»xft document composer
-Erstellung von Dokumentdurchschriften
-Feldaktualisierungen können mit Regeln versehen werden
-Anlagen können zu Dokumentbündeln zusammengefasste werden
-Integration xft compliance cycle inklusive einer Inplace-Formularbearbeitung während des Bearbeitung-/Freigabeprozesses
-Grafikdatenverwaltung: Definition und Ablage von Grafikobjekten, wie Faksimile, Avatar, etc.
-Barcode-Integration: Barcode können generiert und direkt auf ein Formular aufgedruckt werden
-Textpassagen können in bestehenden Fließtext integriert und mit Regeln versehen werden (eingeschränkte Formatierung; einfach Ausführung von Textbausteinen)
-Bereitstellung eines Dialog-Data-Providers
»Customizing-basierte Definition von Dateneingabedialogen
»Automatisches prozessieren des Eingabedialogs in der Formularbearbeitung
»xft ppap file
-vordefinierte Template-Erstellung  mit Aktenstruktur und Aktivitäten (siehe xft task manager, Punkt xft template manager)
-Steuerung von Funktionen bei erforderlichen Forderungen
-Automatische Übernahme von Aktenelementen beim Starten einer Nachbemusterung
-Verbesserung des Anlagedialogs
-neue Funktion “Kundenfreigabe” bei Bemusterungen im Auftrags des Kunden
-neuer Suchparameter ‘Stückl. Werk verw.’ bei der Suche über Materialstücklisten. Bei der Suche kann ein Flag bei dem neuen Parameter gesetzt werden, das die Einschränkung der Suche nur auf das angegebene Werk ermöglicht .
»xft personnel file  »1
»Neue Knotenfunktion „Zugeordnete Dokumentarten anzeigen“
-Es wird eine Funktion auf dem Ordner angeboten. Die Funktion listet alle Dokumentarten auf, die für diesen Ordner im Customizing hinterlegt sind. Dient der Schnellübersicht, inkl. Berechtigungen
»Adminreport „Initiales Befüllen von Personalakte“
-Der Report ermöglicht eine komplette Initialbefüllung von Personalakten. Die Befüllung basiert auf einem vom Benutzer hochzuladendem Dokument. Dient dem Testdatenaufbau, bzw. kann auch nach der Rückkopie eines Systems benutzt werden, um einen Testaktenbestand wiederaufbauen zu können.
»Erweiterung der Aktenfunktion „Gehe zu anderer Akte“
-Die Funktion wurde um das Anlegen einer Personalakte erweitert, sofern noch keine Personalakte für diese Personalnummer existiert. Dies wird auch aktenartübergreifend ermöglicht
»xft personnel file  »2
»Erweiterung Suche in Akte
-Die Suche und deren Trefferliste wurden verbessert. Suche mit Wildcard (*), Trefferliste mit mehr Informationen.
»Automatische Überwachung der Löschfristen  (Retention Management)
-Es werden neue Basisdaten zur Verfügung gestellt, z.B. Ablagedatum des Dokumentes in der Akte, oder im Archiv; Ältester Protokolleintrag
»Neue Parameter in Such- und Administrationsreports
(alle Reports in /xft/
epa_reporting und /xft/epa_admin)
-Es wurden neue Suchparameter in den Reports implementiert, z.B. Buchungskreis, Kostenstelle, Geschäftsbereich, Sachbearbeiter…
»xft personnel file  »3
»Neue WebDynpro-Komponenten
-Es werden – neben dem bekannten Aufruf der Akte im WebDynpro – neue WD4A-Komponeten zur Verfügung gestellt, z.B. „Suche nach Personalakten“, „Meine aktiven Aktenausleihen“
»Funktion „Aktenumzug“
-Es werden diverse Administrationsreports zur Verfügung gestellt, z.B. Akte auf neue Personalnummer umziehen, Akte auf neue Personalnummer kopieren, Kopieren der Akte auf Akte einer anderen Aktenart inkl. Dokumentart-Mapping
»xft personnel file  »4
»Prozesserweiterungen
-Für die bestehenden Prozesse der Personalakte (Akte ausleihen an Ausleihrolle, Dokumenteneingang über Eingangskanäle, Dokument löschen, Dokument umhängen) wurde die Prozessteuerung flexibler gestaltet. Dies äußert sich insbesondere darin, dass es zukünftig einfacher ist, mehrstufige Freigabeprozesse zu konfigurieren.
-Darüber hinaus können an allen Stellen des Prozesses Mailschritte eingebunden werden.
-Diese „neuen“ Funktionen können auch als Folgeprozess der Funktion „Ablage Dokument im Dialog“ konfiguriert werden.
»xft personnel file  »5
»Mailerweiterungen

Die Mails, die in den Prozessen der Personalakte versendet werden, können stärker konfiguriert werden:

-Flexible Einstellung von Empfänger, Empfänger CC, Empfänger BCC und Benutzer Reply
-Erweiterung der Daten, die automatisch an eine Mail übergeben werden kann
-Ermittlung der Mailbenutzer aus verschiedenen Quellen:
»Prozessbenutzer (Benutzer, der die Entscheidung getroffen hat)
»Initialer Benutzer (Benutzer, der den Prozess gestartet hat)
»alle Inhaber einer Rolle

 

»
»xft personnel file  »5
»Mailerweiterungen (Forts.)
-Ermittlung der Mailadresse aus verschiedenen Quellen:
»aus Infotyp 105
»aus  Benutzerstamm
»aus einer Kombination von Infotyp 105 und Benutzerstam
-Ermittlung der Mailsprache aus verschiedenen Quellen
»aus Infotyp 002
»aus Kommunikationsdaten des Benutzers
»aus Logondaten des Benutzers

 

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